Conditions Générales de Vente

Article 1 - Objet

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après "CGV") régissent les relations contractuelles entre :

• Le Prestataire : Djamal Boussefsaf, exerçant sous le nom commercial "Gensys", entrepreneur individuel immatriculé au RCS d'Agen sous le numéro 982 662 512, éditeur du logiciel OrthoSuite.
• Le Client : tout professionnel de santé personne physique ou morale souscrivant un abonnement au logiciel OrthoSuite.

Les présentes CGV définissent les conditions dans lesquelles le Prestataire concède au Client, par abonnement, une licence d'utilisation du logiciel OrthoSuite, logiciel de gestion de cabinet pour professionnels de santé installé sur les ordinateurs du Client.

Article 2 - Définitions

• "Logiciel" : l'application OrthoSuite, téléchargée depuis le site orthosuite.fr et installée sur un ordinateur du Client (Windows, macOS ou Linux), ainsi que ses mises à jour.
• "Licence" : le droit d'utiliser le Logiciel, délivré par le Prestataire sous forme d'une licence électronique signée, que le Logiciel vérifie.
• "Abonnement" : le contrat de souscription donnant droit à la Licence pendant sa durée.
• "Poste" : un ordinateur du Client sur lequel le Logiciel est installé. Le poste principal enregistre les Données ; les postes secondaires du même cabinet l'utilisent par le réseau local.
• "Utilisateur" : toute personne physique autorisée par le Client à utiliser le Logiciel.
• "Praticien" : un Utilisateur disposant d'un compte actif de praticien (rôle Admin, Praticien ou Orthoptiste) dans le Logiciel. Les comptes de secrétariat et les comptes désactivés ne sont pas des comptes de Praticien.
• "Données" : l'ensemble des informations saisies par le Client dans le Logiciel, notamment les dossiers de ses patients. Elles sont enregistrées sur les Postes du Client et non chez le Prestataire.

Article 3 - Acceptation des CGV

La souscription à l'Abonnement implique l'acceptation pleine et entière des présentes CGV. Le Client reconnaît en avoir pris connaissance avant de souscrire. Les CGV applicables sont celles en vigueur à la date de souscription.

Article 4 - Description du Logiciel

4.1 Fonctionnalités

OrthoSuite est un logiciel de gestion de cabinet comprenant :

• Gestion des dossiers patients
• Agenda et rendez-vous
• Bilans personnalisables et comptes rendus
• Séances de rééducation et dossiers de suivi
• Ordonnances, attestations et modèles Word du cabinet
• Comptabilité des actes et des dépenses, exports comptables
• Tâches et statistiques
• Import de données depuis des tableurs, agendas et carnets d'adresses
• Prise de rendez-vous en ligne par les patients (facultative)

Ces fonctions ne nécessitent pas de connexion Internet, à l'exception de la prise de rendez-vous en ligne.

4.2 Stockage des Données

Les Données sont enregistrées exclusivement sur le poste principal du Client. Les informations sensibles des patients (coordonnées, numéro de sécurité sociale, antécédents, traitements, notes) y sont chiffrées avec une clé propre au cabinet, protégée par le mot de passe des utilisateurs. Le Prestataire n'héberge pas les Données, n'y a pas accès et ne peut pas les restaurer à la place du Client.

4.3 Souscription et Licence

Le Logiciel s'installe sans création de compte. La souscription s'effectue depuis le Logiciel (Paramètres › Mon abonnement), sur la page de paiement sécurisée de Stripe. Le Logiciel reçoit alors la Licence et la renouvelle périodiquement auprès du serveur du Prestataire, en ne transmettant qu'un identifiant anonyme de l'installation, l'identifiant de l'Abonnement et, lors de la souscription ou d'une modification de l'Abonnement, le nombre de Praticiens, à l'exclusion de toute Donnée. Le Logiciel recherche aussi les mises à jour auprès de ce serveur, sans transmettre d'identifiant ni de Donnée. Une Licence couvre un cabinet : son poste principal et les postes secondaires qui l'utilisent sur le réseau local. Chaque Licence délivrée est valable 30 jours au plus : le poste principal doit se connecter à Internet au moins une fois pendant cette durée pour la renouveler, faute de quoi le Logiciel passe en mode consultation jusqu'à la connexion suivante.

4.4 Fonctions facultatives et logiciels tiers

Le Client peut activer un assistant d'intelligence artificielle, fonctionnant sur son Poste ou connecté à un fournisseur tiers de son choix. Dans ce second cas, les données nécessaires à la requête sont transmises directement par le Poste à ce fournisseur, sous la responsabilité du Client, qui s'engage à disposer d'un contrat avec ce fournisseur et à respecter la réglementation applicable. Les textes produits sont des brouillons que le Client relit et valide.

Les documents Word sont ouverts dans un traitement de texte installé sur le Poste (ONLYOFFICE Desktop Editors, Microsoft Word ou équivalent), qui n'est pas fourni par le Prestataire.

4.5 Prise de rendez-vous en ligne

Le Client peut ouvrir une page de prise de rendez-vous, hébergée par le Prestataire et intégrable à son propre site. Son poste principal y publie alors les créneaux libres, les actes proposés et le nom du cabinet et des praticiens concernés, sans donnée de patient, et y récupère les demandes. Les informations saisies par les patients sont chiffrées dès leur réception avec la clé du cabinet, que le Prestataire ne détient pas, et effacées de son serveur dès leur récupération par le Logiciel. Le poste principal doit être régulièrement allumé et connecté à Internet : sans synchronisation pendant 14 jours, la page est suspendue. Le Client reste seul juge de l'acceptation des rendez-vous.

Article 5 - Tarifs et paiement

5.1 Tarification

Le prix dépend du nombre de Praticiens couverts par l'Abonnement, choisi à la souscription d'après les comptes de Praticien actifs. Le Logiciel ne permet pas d'activer plus de comptes de Praticien que l'Abonnement n'en couvre ; le Client peut à tout moment modifier ce nombre depuis le Logiciel (Paramètres › Mon abonnement), sans jamais descendre sous le nombre de comptes de Praticien actifs. Un ajout est facturé immédiatement au prorata de la période en cours ; une diminution donne lieu à un avoir imputé sur les factures suivantes. Pendant la période d'essai, le nombre de Praticiens n'est pas limité.

Ces tarifs sont des tarifs de lancement. Un Abonnement souscrit à ces tarifs les conserve tant qu'il reste actif, y compris lors d'une modification du nombre de Praticiens ou d'une évolution des tarifs proposés aux nouveaux Clients. Sa résiliation met fin à cette garantie.

Ce tarif inclut toutes les fonctionnalités du Logiciel, un nombre illimité de patients, les mises à jour publiées pendant la durée de l'Abonnement et le support technique par email. Il n'inclut pas les services de fournisseurs tiers (intelligence artificielle, traitement de texte).

5.2 Période d'essai

Une période d'essai gratuite de 30 jours débute à la création du cabinet dans le Logiciel, sans carte bancaire ni engagement. Pendant cette période, le Client bénéficie de l'ensemble des fonctionnalités. Il peut souscrire à tout moment : s'il souscrit pendant l'essai, les jours restants sont conservés et le premier prélèvement intervient à la fin de l'essai. La période d'essai n'est accordée qu'une fois par cabinet et par moyen de paiement : un nouvel Abonnement souscrit après un premier, ou avec un moyen de paiement déjà utilisé pour un essai, est facturé dès sa souscription. À l'issue de l'essai sans souscription, aucun abonnement n'est activé et le Logiciel passe en mode consultation dans les conditions de l'article 5.4.

5.3 Modalités de paiement

Le paiement s'effectue :

• Par carte bancaire (Visa, Mastercard, American Express)
• Via le prestataire de paiement sécurisé Stripe
• Par prélèvement automatique mensuel ou annuel selon la formule choisie, à la date anniversaire de la souscription ou de la fin de la période d'essai

5.4 Défaut de paiement

En cas de défaut de paiement à l'échéance, le Prestataire en informe le Client et de nouvelles tentatives de prélèvement sont effectuées. À défaut de régularisation dans un délai de 14 jours suivant l'échéance (2 jours pour la première échéance suivant la période d'essai), la Licence n'est plus renouvelée et le Logiciel passe en mode consultation : le Client conserve l'accès en lecture à ses Données, la recherche et l'export, mais ne peut plus créer ni modifier de dossiers. Le même mode s'applique à l'issue de la période d'essai sans souscription. Le paiement des sommes dues ou la souscription rétablit l'usage complet du Logiciel.

Le Prestataire se réserve en outre le droit de :

• Appliquer des pénalités de retard égales à 3 fois le taux d'intérêt légal
• Réclamer une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement

Article 6 - Durée et résiliation

6.1 Durée

L'Abonnement est souscrit pour une durée indéterminée avec facturation mensuelle ou annuelle, selon la formule choisie à la souscription. Il peut être résilié à tout moment par l'une ou l'autre des parties.

6.2 Résiliation par le Client

Le Client peut résilier son Abonnement à tout moment depuis le Logiciel (Paramètres › Mon abonnement › Gérer mon abonnement) ou par email à contact@orthosuite.fr. La résiliation prend effet :

• À la fin de la période d'essai, sans aucun prélèvement, s'il souscrit pendant l'essai et résilie avant sa fin
• À la fin de la période en cours (mois ou année selon la formule) après la période d'essai

Aucun remboursement au prorata n'est effectué pour la période en cours.

6.3 Résiliation par le Prestataire

Le Prestataire peut résilier l'Abonnement avec un préavis de 30 jours en cas de :

• Non-respect des présentes CGV par le Client
• Utilisation frauduleuse ou abusive du Logiciel
• Cessation d'activité du Prestataire (préavis de 3 mois)

6.4 Conséquences de la résiliation

À la fin de l'Abonnement :

• La Licence n'est plus renouvelée et, à son expiration, le Logiciel passe en mode consultation dans les conditions de l'article 5.4
• Les Données restent sur les Postes du Client, qui peut les consulter, les sauvegarder et les exporter à tout moment
• Le Prestataire ne détenant pas les Données, il n'en opère aucune suppression
• Les données du compte du Client (identité, facturation) sont conservées selon les durées indiquées dans la Politique de Confidentialité

Article 7 - Obligations du Prestataire

Le Prestataire s'engage à :

• Mettre le Logiciel et ses mises à jour à disposition en téléchargement sur le site orthosuite.fr
• Corriger dans des délais raisonnables les anomalies reproductibles signalées par le Client
• Fournir un support technique par email
• Maintenir le service de souscription et de renouvellement des Licences ; une indisponibilité temporaire de ce service n'interrompt pas l'utilisation du Logiciel
• Ne collecter aucune Donnée par l'intermédiaire du Logiciel, qui n'envoie aucune statistique d'utilisation, hors les demandes de rendez-vous en ligne relayées dans les conditions des articles 4.5 et 10

Article 8 - Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• Utiliser le Logiciel conformément à sa destination et aux présentes CGV
• Installer le Logiciel sur un équipement compatible (systèmes indiqués sur la page de téléchargement), maintenu à jour et protégé (session protégée par mot de passe, antivirus ; le chiffrement du disque est recommandé)
• Effectuer des sauvegardes régulières de ses Données et les conserver sur un support distinct du Poste
• Conserver en lieu sûr ses mots de passe et la clé de récupération générée dans le Logiciel : sans eux, les Données chiffrées ne peuvent être rouvertes par personne, y compris par le Prestataire
• Garantir la confidentialité de ses identifiants
• Ne pas tenter de contourner les mesures de sécurité ni le mécanisme de licence
• Respecter la réglementation applicable, notamment le RGPD et le secret médical, en sa qualité de responsable du traitement des données de ses patients
• Ne pas transmettre de données de patients au support technique
• Informer ses patients du traitement de leurs données, notamment lorsqu'il leur propose la prise de rendez-vous en ligne
• Disposer d'une connexion Internet pour la souscription et le renouvellement de la Licence et, le cas échéant, pour la prise de rendez-vous en ligne
• Informer le Prestataire de tout dysfonctionnement constaté

Article 9 - Propriété intellectuelle

Le Logiciel OrthoSuite, incluant son code source, son architecture, son design et sa documentation, est la propriété exclusive du Prestataire et est protégé par les lois sur la propriété intellectuelle.

L'Abonnement confère au Client un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable du Logiciel, pour un cabinet (son poste principal et ses postes secondaires) et le nombre de Praticiens couverts, pour la durée de l'Abonnement. Le Client ne peut en aucun cas :

• Copier le Logiciel, sauf pour son installation sur les Postes du cabinet
• Modifier le Logiciel ou créer des œuvres dérivées
• Procéder à de l'ingénierie inverse, hors des cas prévus par l'article L.122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle
• Sous-licencier, louer ou revendre le Logiciel
• Contourner le mécanisme de licence
• Faire utiliser un même compte de Praticien par plusieurs praticiens

Article 10 - Données et confidentialité

Le Client reste propriétaire de ses Données et demeure seul responsable de leur traitement au sens du RGPD. Les Données étant enregistrées sur les Postes du Client, le Prestataire n'y a pas accès et ne les traite pas, à l'exception des demandes de rendez-vous en ligne.

Pour ces demandes, le Prestataire agit en qualité de sous-traitant du Client au sens de l'article 28 du RGPD, pendant la durée de l'Abonnement et tant que la fonction est activée. Il les traite sur instruction du Client, à la seule fin de les lui transmettre. Elles concernent les patients du cabinet et comprennent leur identité, leur date de naissance et leurs coordonnées, ainsi que le praticien, l'acte et l'horaire demandés ; aucun motif ni aucune information administrative ou médicale n'est recueilli. Le Prestataire s'engage à :

• Les chiffrer dès leur réception avec la clé du cabinet, les effacer dès leur récupération et n'en faire aucun autre usage
• Garantir la confidentialité de ces données par les personnes autorisées à administrer le service
• Notifier au Client toute violation de données dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance
• Aider le Client à répondre aux demandes d'exercice des droits des patients et à satisfaire ses obligations de sécurité
• Ne recourir qu'aux sous-traitants indiqués dans la Politique de Confidentialité et informer le Client de tout changement
• Mettre à sa disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et contribuer aux audits

Le Prestataire traite uniquement les données nécessaires à la gestion du compte, de l'Abonnement et de la Licence, en qualité de responsable de traitement. Ces traitements sont détaillés dans la Politique de Confidentialité.

Article 11 - Responsabilité

11.1 Limitation de responsabilité

La responsabilité du Prestataire est limitée aux dommages directs et prévisibles résultant d'un manquement prouvé à ses obligations. En tout état de cause, la responsabilité totale du Prestataire est plafonnée au montant des sommes versées par le Client au cours des 12 derniers mois.

11.2 Exclusions

Le Prestataire ne saurait être tenu responsable :

• Des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, préjudice d'image...)
• De la perte de Données résultant d'une panne, d'un vol ou de la perte d'un Poste, de l'absence de sauvegarde, ou de la perte du mot de passe et de la clé de récupération
• Des services de tiers choisis par le Client (fournisseur d'intelligence artificielle, traitement de texte, système d'exploitation)
• Des interruptions dues à des cas de force majeure
• Des conséquences d'une utilisation non conforme du Logiciel par le Client
• Des décisions prises par le Client sur la base des textes proposés par l'assistant d'intelligence artificielle

Article 12 - Force majeure

Aucune partie ne sera tenue responsable de l'inexécution de ses obligations si cette inexécution résulte d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil (catastrophe naturelle, guerre, épidémie, panne d'infrastructure, cyberattaque majeure, etc.).

Article 13 - Modifications des CGV

Le Prestataire se réserve le droit de modifier les présentes CGV. Toute modification sera notifiée au Client par email avec un préavis de 30 jours. L'utilisation du Logiciel après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation des nouvelles CGV.

Article 14 - Droit de rétractation

Le Client souscrivant pour les besoins de son activité professionnelle, le droit de rétractation prévu par le Code de la consommation ne s'applique pas à l'Abonnement. Toutefois, la période d'essai gratuite de 30 jours permet au Client de tester le Logiciel sans engagement.

Article 15 - Médiation et litiges

En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable. À défaut d'accord amiable dans un délai de 30 jours, le litige sera soumis aux tribunaux compétents du ressort d'Agen.

Article 16 - Droit applicable

Les présentes CGV sont régies par le droit français.

Article 17 - Dispositions générales

• Intégralité : les présentes CGV constituent l'intégralité de l'accord entre les parties.
• Nullité partielle : si une clause est déclarée nulle, les autres clauses restent en vigueur.
• Non-renonciation : le fait de ne pas exercer un droit ne constitue pas une renonciation à ce droit.

Article 18 - Contact